Zásady spracúvania osobných údajov – portál Pracovné stáže – sela origin s. r.o.
- Úvodné ustanovenia
- Definícia pojmov
- Zásady spracovania a bezpečnosť Osobných údajov
- Spracovanie osobných údajov pri poskytovaní služieb na Internetovej stránke
- Práva dotknutých osôb
1. Úvodné ustanovenia
Spoločnosť sela origin s.r.o. je organizáciou zastrešujúcou niekoľko projektov, pričom jedným z projektov sú Pracovné stáže (portál www.pracovnestaze.sk). Spoločnosť s mladou tradíciou na trhu od roku 2014 sa pohybuje na trhu marketingu a médií a rovnako aj na trhu práce a prepájania praxe s teóriou prostredníctvom prepájania firiem na trhu práce so študentmi, absolventmi stredných aj vysokých škôl a šikovnými ľuďmi so záujmom rozvíjať sa, naberať nové zručnosti a skúsenosti a deliť sa o svoje poznatky a know how na trhu práce. Strategickým záujmom spoločnosti sela origin s. r.o. je sprostredkovanie šikovných ľudí spoločnostiam a naopak, neustále zvyšovanie kvality poskytovaných služieb, rozvíjanie korektných a priateľských vzťahov s partnerskými organizáciami a spoločnosťami, ktorým cez svoje projekty poskytuje služby a rozvoj dobrého mena spoločnosti.
Presadenie záujmov spoločnosti závisí od neustáleho zvyšovania úrovne riadenia, kvality a efektívnosti poskytovaných služieb, kde uplatňujeme najnovšie postupy podporované informačnými technológiami. Uvedomujeme si, že neoddeliteľnou súčasťou ich používania je atribút bezpečnosti a ochrany osobných údajov.
Bezpečnostnou politikou projektu Pracovné stáže a spoločnosti sela origin s. r.o. boli stanovené nevyhnutné a ekonomicky odpovedajúce opatrenia na ochranu aktív informačného systému, ochranu osôb a majetku a zavedenie bezpečnostných mechanizmov do systému prevádzkovaných technológií.
Manažment spoločnosti sela origin s. r.o. je zodpovedný za správny odhad rizika a jeho efektívne riadenie vzhľadom na ochranu aktív dôležitých pre zabezpečenie funkčnosti organizácie. Prvoradým cieľom riadenia takýchto rizík je prevencia, zvládnutie a zotavenie sa z bezpečnostných incidentov.
V spolupráci s odborníkmi sme na ochranu dôležitých aktív spadajúcich do vnútornej bezpečnosti aplikovali bezpečnostné opatrenia, ktoré prispôsobujeme najnovším poznatkom a potrebám spoločnosti. Pri ich návrhu sme použili také technické a organizačné opatrenia, ktorých cieľom je:
- zabezpečiť dostupnosť, integritu a spoľahlivosť systémov riadenia najmodernejšími informačnými technológiami,
- chrániť citlivé obchodné a osobné údaje pred stratou, poškodením, odcudzením, modifikáciou a zničením a zachovať dôvernosť spracovaných údajov,
- identifikovať potenciálne problémy a zdroje narušenia a predchádzať im.
Spoločnosť sela origin s.r.o. v rámci projektu Pracovné stáže v zmysle § 20 zákona č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov disponuje vypracovaným Bezpečnostným projektom, ktorý je pravidelne aktualizovaný. Vymedzuje rozsah a spôsob bezpečnostných opatrení potrebných na eliminovanie a minimalizovanie hrozieb a rizík pôsobiacich na informačný systém. Preto sela origin, s. r.o. vydáva tento dokument, ktorý v sebe zahŕňa základné zásady spracúvania osobných údajov pri poskytovaní služieb prostredníctvom internetovej stránky www.pracovnestaze.sk (ďalej len „Internetová stránka). Projekt Pracovné stáže spoločnosti sela origin s. r. o. si vyhradzuje právo na zmenu a doplnenie tohto dokumentu, pričom o zmenách bezodkladne informuje svojich obchodných partnerov formou zverejnenia zmien na Internetových stránkach s uvedením dátumu, od ktorého tieto zmeny nadobúdajú platnosť. Všetky práva výslovne neupravené v tomto dokumente sa riadia Všeobecnými obchodnými podmienkami sela origin s. r. o. a platnými právnymi predpismi Slovenskej republiky.
Tento dokument je v súlade s platnými ustanoveniami:
- Zákon č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov a zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
- Zákon č. 351/2011 Z.z. o elektronických komunikáciách v znení neskorších predpisov,
- Zákon č. 22/2004 Z.z. o elektronickom obchode a o zmene a doplnení zákona č. 128/2002 Z. z. o štátnej kontrole vnútorného trhu vo veciach ochrany spotrebiteľa a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 284/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov,
- Vyhláška č. 164/2013 Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky o rozsahu a dokumentácii bezpečnostných opatrení,
- Zamestnanci sú zaviazaní chrániť osobné údaje klientov, s ktorými prídu do styku v zmysle zákona 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov a zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, ako aj ostatných platných zákonov SR.
Zásady spracovania osobných údajov sú stále dostupné na internetovej stránke www.pracovnestaze.sk
2. Definícia pojmov
Osobný údaj je údaj týkajúci sa určenej alebo určiteľnej fyzickej osoby, pričom takou osobou je osoba, ktorú možno určiť priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora alebo na základe jednej či viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú, fyziologickú, psychickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu. Dotknutá osoba je osoba ktorej sa osobný údaj týka. Prevádzkovateľ je osoba, ktorá sama alebo spoločne s inými vymedzí účel spracúvania osobných údajov, určí podmienky ich spracúvania a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene; pre účely tohto dokumentu prevádzkovateľom je sela origin s. r. o. s projektom Pracovné stáže a Obchodný partner spoločsnoti sela origin s.r.o., ktorý na základe výslovného súhlasu Dotknutej osoby tiež spracováva osobné údaje. Klient je fyzickou alebo právnickou osobou, ktorá využíva alebo plánuje využívať služby poskytované na Internetovej stránke projektu Pracovné stáže; predovšetkým za účelom nájsť vhodného stážistu, zamestnanca alebo vhodného človeka na vypracovanie zadania. Obchodný partner je fyzickou alebo právnickou osobou, ktorá využíva služby poskytované na Webovej stránke za účelom nájsť vhodného stážistu, zamestnanca alebo vhodného človeka na vypracovanie zadania. Záujemca o stáž je výlučne fyzická osoba, ktorá využíva služby poskytované na Webovej stránke a to najmä v záujme nájsť si vhodnú pracovnú príležitosť, skúsenosti, prax a zručnosti u Obchodného partnera. Riešiteľ zadania je výlučne fyzická osoba, ktorá využíva služby poskytované na Webovej stránke a to najmä v záujme nájsť si vhodnú pracovnú príležitosť, skúsenosti, prax a zručnosti, zarobiť si a ukázať svoje schopnosti a zručnosti u Obchodného partnera. Životopis je zhrnutie osobných údajov o Záujemcovi o stáž, riešenie zadania a pracovnú pozíciu. Databáza životopisov je databázou obsahujúcou Životopisy vytvorené a/alebo zverejnené Záujemcami o stáž, riešenie zadania a pracovnú pozíciu. Služby predstavujú produkty, ktoré projekt Pracovné stáže spoločnosti sela origin s. r. o. poskytuje Klientom a Záujemcom o stáž, riešenie zadania a pracovnú pozíciu prostredníctvom Internetovej stránky. Medzi Služby poskytované Záujemcom o prácu a Klientom z hľadiska spracovania osobných údajov patrí: možnosť prostredníctvom Webovej stránky odpovedať resp. reagovať na zverejnenú stáž, zadanie, udalosť alebo pracovnú ponuku a krátkodobú brigádu, zverejniť stáž, zadanie, udalosť alebo pracovnú ponuku akrátkodobú brigádu, umožniť prístup Klientovi do klientského konta s reakciami na jeho zverejnené stáže, ponuky, zadania. Spracúvaním osobných údajov je vykonávanie operácií alebo súboru operácií s osobnými údajmi, najmä ich získavanie, zhromažďovanie, šírenie, zaznamenávanie, usporadúvanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, preskupovanie, kombinovanie, premiestňovanie, využívanie, uchovávanie, blokovanie, likvidácia, poskytovanie, sprístupňovanie/poskytnutie alebo zverejňovanie. Poskytovaním osobných údajov je odovzdávanie osobných údajov tretej strane, ktorá ich ďalej spracúva. Sprístupňovaním osobných údajov je oznámenie osobných údajov alebo umožnenie prístupu k nim príjemcovi, ktorý ich ďalej nespracúva. Súhlasom dotknutej osoby je slobodne daný výslovný a zrozumiteľný prejav vôle, ktorým dotknutá osoba na základe poskytnutých informácií vyjadruje súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov. Anonymizovanie osobného údaju je úkon, ktorým je osobný údaj upravený do takej podoby, v ktorej ho nemožno priradiť dotknutej osobe, ktorej sa týka. Blokovanie Osobných údajov je dočasné alebo trvalé pozastavenie ich spracúvania, počas ktorého možno vykonať len operácie uložené Zákonom č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov a zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
3. Zásady spracovania a bezpečnosť Osobných údajov
Prevádzkovateľ je povinný najmä:
- pred začatím spracúvania osobných údajov vymedziť účel spracúvania osobných údajov; účel spracúvania osobných údajov musí byť jasný, vymedzený jednoznačne a konkrétne a musí byť v súlade s Ústavou Slovenskej republiky, ústavnými zákonmi, zákonmi a medzinárodnými zmluvami, ktorými je Slovenská republika viazaná,
- určiť podmienky spracúvania osobných údajov tak, aby neobmedzil právo dotknutej osoby ustanovené zákonom, získavať osobné údaje výlučne na vymedzený alebo ustanovený účel, je neprípustné získavať osobné údaje pod zámienkou iného účelu spracúvania alebo inej činnosti, zabezpečiť, aby sa spracúvali len také osobné údaje, ktoré svojím rozsahom a obsahom zodpovedajú účelu ich spracúvania a sú nevyhnutné na jeho dosiahnutie,
- zabezpečiť, aby sa osobné údaje spracúvali a využívali výlučne spôsobom, ktorý zodpovedá účelu, na ktorý boli zhromaždené; je neprípustné združovať osobné údaje, ktoré boli získané osobitne na rozdielne účely, spracúvať len správne, úplné a podľa potreby aktualizované osobné údaje vo vzťahu k účelu spracúvania; nesprávne a neúplné osobné údaje je Prevádzkovateľ povinný blokovať a bez zbytočného odkladu opraviť alebo doplniť; nesprávne a neúplné osobné údaje, ktoré nemožno opraviť alebo doplniť tak, aby boli správne a úplné, Prevádzkovateľ je povinný zreteľne označiť a bez zbytočného odkladu zlikvidovať,
- zabezpečiť, aby zhromaždené osobné údaje boli spracúvané vo forme umožňujúcej identifikáciu dotknutých osôb počas doby nie dlhšej, ako je nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvania,
- zlikvidovať tie osobné údaje, ktorých účel spracúvania sa skončil; po skončení účelu spracúvania možno osobné údaje ďalej spracúvať len v nevyhnutnom rozsahu na historický výskum, vedecký výskum a vývoj alebo na účely štatistiky. Počas spracúvania osobných údajov na účely podľa predchádzajúcej vety je Prevádzkovateľ povinný ich označiť a anonymizovať.
Prevádzkovateľ je oprávnený spracúvať osobné údaje len so súhlasom dotknutej osoby, ktorý Prevádzkovateľ nesmie vynucovať a ani podmieňovať hrozbou odmietnutia zmluvného vzťahu, služby, tovaru. Prevádzkovateľ je oprávnený poskytnúť osobné údaje dotknutej osoby z informačného systému inej právnickej osobe alebo fyzickej osobe len spolu s písomným dokladom o danom súhlase.
Súhlas na spracúvanie Osobných údajov (ďalej len „Súhlas") sa preukazuje zvukovým alebo zvukovo-obrazovým záznamom alebo čestným vyhlásením toho, kto poskytol osobné údaje do informačného systému, alebo iným hodnoverným spôsobom. Písomný Súhlas sa preukazuje dokladom, ktorý potvrdzuje poskytnutie Súhlasu. Dôkaz o Súhlase obsahuje najmä údaj o tom, kto Súhlas poskytol, komu sa tento Súhlas dáva, na aký účel, zoznam alebo rozsah osobných údajov a čas platnosti Súhlasu. Súhlas daný v písomnej podobe je bez vlastnoručného podpisu toho, kto Súhlas dáva, neplatný. Za Súhlas v písomnej podobe sa považuje aj Súhlas podpísaný zaručeným elektronickým podpisom.
4. Spracovanie osobných údajov pri poskytovaní služieb na Internetovej stránke
Osobné údaje v Životopisoch a Databáze Životopisov
Medzi Služby poskytované Záujemcom o stáž, riešenie zadania, pracovnú pozíciu alebo brigádu patrí možnosť prostredníctvom on-line formulára vyplneného na Internetovej stránke projektu Pracovné stáže odoslať Životopis a sprístupniť/poskytnúť ho Obchodným partnerom spoločnosti sela origin s. r.o. a uložiť do databázy Životopisov spoločnosti sela origin s.r.o.
Životopisy uložené v kontách klientov (odoslané reagujúcimi uchádzačmi) obsahujú údaje, ktoré sa podľa 4§ zákona č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov považujú za Osobné údaje. Preto tieto Osobné údaje môžu byť spracované iba so súhlasom Dotknutej osoby. Dotknutá osoba pred odoslaním a uložením životopisu vyhlasuje, že všetky ňou uvedené Osobné údaje sú pravdivé, a následne dáva svoj súhlas spoločnosti sela origin, s.r.o. na spracovanie svojich Osobných údajov.
Účelom spracovania Osobných údajov je poskytnutie pomoci Dotknutej osobe ako Záujemcovi o stáž, riešenie zadania, pracovnú pozíciu alebo brigádu nájsť si vhodnú pracovnú príležitosť, prax, zručnosti a skúsenosti. Sela origin s.r.o. na základe súhlasu Dotknutej osoby a za účelom uvedeného v predchádzajúcej vete je oprávnená Osobné údaje uvedené v Životopise Dotknutej osoby sprístupniť/poskytnúť svojím Obchodným partnerom.
Osobné údaje uvedené v Životopise Dotknutej osoby sa sprístupňujú/poskytujú Obchodným partnerom v rámci počítačovej siete internet prostredníctvom Internetovej stránky, a to v trvaní 3 mesiacov odo dňa udelenia súhlasu na spracovanie osobných údajov. Po ukončení vyššie uvedenej doby môžu byť Osobné údaje uvedené v Životopise neprístupné a uchované v Databáze Životopisov pre prípad ich opätovného sprístupnenia/poskytnutia Dotknutou osobou. Na základe písomnej žiadosti Dotknutej osoby je spoločnosť sela origin s.r.o. povinná Osobné údaje definitívne vymazať.
Životopisy uložené v Databáze životopisov zahŕňajú: minimálne jeden kontaktný údaj (e-mail alebo telefón), najvyššie dosiahnuté vzdelanie, určenie pracovnej oblasti stáže a pracovnej pozície stáže, o ktorú má záujem, určenie lokality, v ktorej hľadá prácu, požadovaný druh pracovného pomeru, určenie pohlavia (výlučne pre účely štatistického spracovania). Uvedenie ďalších údajov v Životopise je na výlučnom rozhodnutí dotknutého Záujemcu o prácu; spoločnosť sela origin s.r.o. uvedenie ďalších údajov nepožaduje. Sela origin,s.r.o. v žiadnom prípade nepožaduje od Záujemcu o prácu uvedenie údajov spadajúcich do osobitnej kategórie definovanej v ustanovení § 13 Zákona o ochrane osobných údajov.
Osobné údaje v reakcii na stáž/ pracovnú pozíciu a ponuku, riešenie zadania
Medzi Služby poskytované Záujemcom o prácu patrí aj možnosť odpovedať resp. reagovať na pracovnú stáž, pracovnú ponuku, riešenie zadania alebo brigádu zverejnenú na Internetovej stránke. Stáže, pracovné ponuky, zadania alebo brigády zverejňujú Obchodní partneri. Záujemca o prácu je oprávnený reagovať na Stáž/Zadanie zverejnenú na Internetovej stránke. Sela origin s.r.o. archivuje odpovede odoslané Záujemcami o prácu na pracovné ponuky zverejnené na Internetovej stránke.
Odpovede na Internetovej stránke zverejnených pracovných ponúk archivované spoločnosťou sela origin, s.r.o. obsahujú údaje, ktoré sa podľa 4§ zákona č. 122/2013 Z.z. Zákon o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov považujú za Osobné údaje. Preto tieto Osobné údaje môžu byť spracované iba so súhlasom Dotknutej osoby. Dotknutá osoba pred odoslaním svojej odpovede resp. reakcie na stáž, zadanie, pracovnú ponuku alebo brigádu vyhlasuje, že všetky ňou uvedené údaje sú pravdivé, a následne dáva svoj súhlas na spracovanie svojich Osobných údajov spoločnosti sela origin s.r.o. a jej Obchodnému partnerovi, ktorý predmetnú stáž, zadanie, udalosť, alebo pracovnú ponuku zverejnil.
Účelom spracovania Osobných údajov je poskytnutie pomoci Dotknutej osobe ako Záujemcovi o prácu nájsť si vhodnú pracovnú príležitosť, skúsenosti, prax a zručnosti. Sela origin s.r.o. na základe súhlasu dotknutej osoby a za účelom uvedeného v predchádzajúcej vete je oprávnená Osobné údaje Dotknutej osoby uvedené v odpovedi resp. reakcii na stáž, zadanie, pracovnú ponuku alebo brigádu poskytnúť svojim Obchodným partnerom. Súhlas je daný na dobu určitú po dobu 3 rokov. Po období 3 rokov budú Osobné údaje anonymizované a ďalej využívané výlučne pre štatistické účely.
Odpovede na Internetovej stránke zverejnenú stáž, zadanie, pracovnú ponuku alebo brigádu zahŕňajú: minimálne jeden kontaktný údaj (e-mail alebo telefón), najvyššie dosiahnuté vzdelanie, určenie pohlavia (výlučne pre účely štatistického spracovania). Uvedenie ďalších údajov v odpovedi resp. reakcii na stáž, zadanie, pracovnú ponuku alebo brigádu je na výlučnom rozhodnutí dotknutého Záujemcu o prácu; spoločnosť sela origin s.r.o. uvedenie ďalších údajov nepožaduje. Spoločnosť sela origin s.r.o. v žiadnom prípade nepožaduje od Záujemcu o prácu uvedenie údajov spadajúcich do osobitnej kategórie definovanej v ustanovení §13 Zákona o ochrane osobných údajov.
5. Práva dotknutých osôb
Dotknutá osoba má právo na základe písomnej žiadosti od Prevádzkovateľa vyžadovať:
- potvrdenie, či sú alebo nie sú osobné údaje o nej spracúvané,
- vo všeobecne zrozumiteľnej forme informácie o spracúvaní osobných údajov v informačnom systéme v rozsahu identifikačných údajov Prevádzkovateľa, účelu spracúvania Osobných údajov, zoznam Osobných údajov a potrebné doplňujúce informácie,
- informácie o zdroji, z ktorého získal jej Osobné údaje na spracúvanie,
- zoznam Osobných údajov, ktoré sú predmetom spracúvania,
- opravu alebo likvidáciu svojich nesprávnych, neúplných alebo neaktuálnych osobných údajov, ktoré sú predmetom spracúvania,
- likvidáciu jej osobných údajov, ktorých účel spracúvania sa skončil,
- likvidáciu jej osobných údajov, ktoré sú predmetom spracúvania, ak došlo k porušeniu zákona,
- blokovanie jej osobných údajov z dôvodu odvolania súhlasu pred uplynutím času jeho platnosti.
Dotknutá osoba na základe písomnej žiadosti má právo u Prevádzkovateľa namietať voči:
- spracúvaniu jej osobných údajov, o ktorých predpokladá, že sú alebo budú spracúvané na účely priameho marketingu bez jej súhlasu, a žiadať ich likvidáciu.
Dotknutá osoba môže svoje vyššie vymenované práva uplatniť písomne, a to formou poštovej zásielky alebo elektronickej pošty; v prípade, ak vec neznesie odklad aj ústnou formou priamo u Prevádzkovateľa do zápisnice. Zo zápisnice musí byť zrejmé, kto si právo uplatnil, čoho sa domáha a kedy a kto vyhotovil zápisnicu, jeho podpis a podpis Dotknutej osoby; kópiu zápisnice je Prevádzkovateľ povinný odovzdať Dotknutej osobe.
Ak Dotknutá osoba nemá spôsobilosť na právne úkony v plnom rozsahu, jej práva si môže uplatniť zákonný zástupca. Ak Dotknutá osoba nežije, jej práva si môže uplatniť jej blízka osoba.
Prevádzkovateľ je povinný žiadosť a námietky Dotknutej osoby vybaviť bezplatne a najneskôr do 30 dní odo dňa ich doručenia Prevádzkovateľovi.
Dotknutá osoba pri podozrení, že jej osobné údaje sa neoprávnene spracúvajú, môže podať úradu návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov.
V Bratislave, dňa 01.01.2016
Mgr. Eva Kretiková, CEO projektu Pracovné stáže